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【資金繰り】会計データは鮮度が大事 2カ月遅れの試算表では活用しづらい

【資金繰り】会計データは鮮度が大事 2カ月遅れの試算表では活用しづらい

経営では決断を下す場面が少なくありません。

そのような時は、過去のデータを活用とすることになると思います。

 

会社で一番身近な経営データは、会計データになるでしょう。

売上も仕入れも、人件費も経費もすべて反映されているものなので、全体をつかむにもちょうどいいです。

 

会計データといっても、管理会計で使いやすいように組み替えたものでなく、まずは試算表(決算書を作るため1カ月ごとに集計したもの)です。

 

ですが、意外なほど会計データを活かせる状態でない事業者が多いのも事実です。

 

会計事務所に記帳を依頼するとだいたい2カ月かかる

会社内に簿記がわかる人員がいない、会計業務を任せる人がいない、それだけの業務量が無い。

そうなると、会計事務所に記帳を依頼しているパターンが多いです。

ですが、会計事務所に記帳を依頼すると、私が知る限りでは、だいたい締めてから2か月後に試算表が出来上がります。

遅いところでは3か月に1回です。

例えば3月の試算表を知ることができるのは、早くて5月中旬。

遅いところだと6月になってからです。

 

2カ月前の試算表をもらっても、今の経営決断に使うには鮮度が古い情報です。

もちろん、実際のお金の動きが反映されているので、実績をつかむには大事です。

しかし、その間の2カ月に何があったのかがわからないので、他の資料や予測をいれて考えることになります。

 

会計事務所とは視点が異なる

と言っても、何も会計事務所が悪いわけではありません。

経営者や私のような中小企業診断士と、会計事務所ではそもそもの視点が異なります。

 

会計事務所がなんだかんだと一番大事に考えているのは「決算書」を正しく作成すること。

方や私たちは、会計情報を経営の意思決定に活かしてより良い経営をすること。

 

試算表といえども、“とりあえず”で出すのは修正にも手間がかかり、間違ったもので意思決定をされても困るので、正しいものを作ることに注力している印象です。

売上を計上するのも、単なる請求ベースで計上するのではなく、入金を確認して初めて売り上げを計上することもあります。

それくらいしっかりと確認してもらい、計上していることを知れば、資料としては安心できますので、それはそれでありがたいです。

しっかりと確認をするため、試算表が出るのが遅くなります。

もちろん、会社側の資料を提出するのが遅い、といったこともあるでしょう。

 

もちろん、すぐに試算表を出す会計事務所もあるかもしれません。

または、低報酬のなか、効率化のために遅くなっていることもあるかもしれません。

 

ただ、遅い試算表を一方的に会計事務所の責任にするのは、ちょっと求めるポイントがずれているのかと考えてます。

 

自社内で記帳をするのがベスト

では、基礎となる経営データである、会計資料をすぐに活用するにはどうすればよいのでしょうか?

結論としては、自社内で作成することが最も早いです。

うまくいけば、会計事務所へ支払コストを削減できるかもしれません。

 

最近では会計ソフトも進化しており、また、MFクラウド会計やフリーなど、金融機関やクレジットカードのデータをそのまま取り込んで、AIである程度仕分けをしてくれるソフトもあります。

私が社会人になった20年以上前と比べると、会計データを自社内でまとめる能力と労力は格段に下がっています。

 

ある会社では、記帳は会計事務所に依頼をして、自社内では状況をつかむためわざわざクラウド会計を導入していました。

(本当はそのような二度手間にならないように会計事務所側が対応すればいいのでしょうが、顧問の会計事務所はクラウド会計対応が不可だったようです。)

 

当社でもMFクラウドを利用しておりますし、顧客へも勧めています。

小規模事業者であれば、十分耐えられますし、圧倒的に処理スピードが速いです。

 

おおよその試算表上の数値であれば、すぐにわかります。

 

販売管理システムを導入していれば、売り上げや仕入れ、入金や支払いの管理はすぐにできますが、小規模事業者であれば会計ソフトだけでも十分でしょう。

エクセルや、MFクラウドシリーズの他の機能で補完できます。

 

さいごに

会計事務所の丸投げして終わりでなく、いかに情報を素早く使えるようにするかも経営には大事です。

社長の感覚と、実際の数字では結構乖離していることも多いです。

やはり客観的な指標を使って、自社の状況を早くにつかみ、次の施策に活かすことが重要かと思います。

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